Víte, kolik stojí vyrušení?

Asi to zná každý z nás. Je den D a musí se odevzdat podklady pro spuštění projektu. Klepete do klávesnice, zběsile klikáte myší, před očima vám ubíhají poslední minuty do deadlinu a v hlavě vám hučí jako v míchačce. Zastavil by vás už jen parní válec. Ale běda, najednou cítíte na svém rameni rušivý dotek ruky.

Víte, kolik stojí vyrušení?
Stories 31. 01. 2020

„Hele Karle (Honzo, Jani, Míšo, Kájo...), nemáš minutku?“ Bum bác a vaše vypjaté soustředění, se kterým vám to doteď tak šlo, je nenávratně fuč!

VYRUŠENÍ

Běžně se každému z nás přihodí asi tak sedmkrát za hodinu. Standardní vyrušení, neboli požadavek, na který je potřeba zareagovat okamžitě, nám zabere průměrně asi 5 minut. Při osmihodinovém pracovním dni jsme tedy ztratili celkem 280 minut (cca 4 a půl hodiny), měsíčně je to 93 hodin a ročně skoro 1 120 hodin „ztraceného času“.

A PROČ BY NÁS TO MĚLO ZAJÍMAT?

Protože tento způsob „vyrušení“ mnozí z nás pokládají za normální. A co je ještě horší, většina z těchto případů není ani nijak naléhavá. Další čas nás pak stojí i znovunalezení ztracené koncentrace. Plné soustředění na práci se nazývá flow. Jde o duševní stav, při kterém nevnímáte nic jiného kolem sebe. Je to cílevědomé zaujetí a pozitivní naladění emocí, což nám výrazně urychluje řešeníúkolu. Proto je důležité chránit si svou koncentraci. Výrazně to zkrátí čas strávený nad řešením úkolu a také eliminuje chyby, které jsou zapříčiněné opakovaným návratem k danému úkolu. Kvalita výkonu by se tak dala vypočítat jako součin času věnovaný úkolu a intenzitě soustředění. Jednotku času asi chápeme všichni stejně, netřeba vysvětlovat. Co se týče té druhé proměnné, to už je trochu oříšek...

FLOW NEBOLI HLUBOKÁ PRÁCE

Již jsme si v minulých článcích říkali, že lidská mysl dokáže vnímat pouze omezené množství informací najednou. Pro ajťáky - je to kolem 126 bitů za sekundu. Pro lepší představu, pouhý nezávazný hovor při kávovaru vám vezme 40 bitů, což je třetina kapacity našeho vnímání. Při hluboké práci se téměř 100 % kapacity naší mysli zaobírá pouze jediným problémem. Naše nervová soustava odpojí všechny synapsy, které se věnovaly ostatním úkolům, a celou energii posílá pouze jedním směrem. Nervové spojení tak zesiluje, a tím se zapisuje hlouběji do naší paměti. Nepřipomíná vám to něco? Ano, je to princip učení. A stejně funguje i flow, jinými slovy intenzivní soustředění, neboli hluboká práce, kdy nám jde vše od ruky. Největší benefit flow je ten, že vytváří magický okamžik, kdy všechny oblasti mozku rezonujína stejné vlnové délce (8-14 Hz), která navozuje stav mysli jako v lehkém transu a podporuje zvýšenou tvorbu serotoninu, jde o pověstnou hladinu Alfa . V této vzácné chvíli přestanou vaše levá a pravá mozková hemisféra soupeřit o nadvládu jedna nad druhou, ale spojí své síly, aby bojovaly společně za váš cíl! Proto v tomto stavu vznikají ty nejlepší výkony, nejoriginálnější nápady a nejsilnější vzpomínky/vědomosti.

CO NEJVÍCE NARUŠUJE FLOW?

Kromě vnějších narušitelů nám škodí také naše vnitřní nutkavé potřeby, mezi které patří dle intenzity vlivu zejména myšlenka na jídlo, pak spánek, sex a téměř na stejné úrovni nutkání na kontrolování sociálních sítí a emailové schránky. A protože denní dávka soustředění, jenž nám je přidělena, není bezedná, měli bychom s ní zacházet prozíravě a svou práci si s ohledem na ni plánovat.

JAK NA TO?

Vyžaduje to nejen pevné rozhodnutí, ale také chuť učit se technikám, které nám pomohou se zbavit špatných návyků a dodržovat pravidla:

  • Nesnažte se dělat více věcí naráz, nebo přeskakovat mezi rozdělanými věcmi. Výkon/ soustředění na aktuální úkol snižuje tzv. zbytková pozornost z úkolu předešlého.
  • Pokud se potřebujete soustředit na složitý problém, dejte si mobil na tichý režim, vypněte Outlook a pokud je to možné, tak i přístup na internet, aby vás nelákalo kontrolování zpravodajských serverů či obědového menu v jídelně.
  • Abyste nemuseli neustále kontrolovat hodiny, zda stíháte na nějakou schůzku, nebo zda již není čas na další úkol, nastavte si budík dle potřeby na 25-45 minut (tzv. technika pomodoro) a plně se věnujte pouze tomu jedinému úkolu. Můžete se tak klidně odpoutat od okolního světa a ničím dalším nezatěžovat paměť.
  • Co se týká telefonů obecně, měly by být v tichém režimu a to jak mobil, tak i stolní telefon. Pokud si nevšimnete příchozího hovoru na displeji, zavoláte zpátky až při pauze mezi úkoly. Dle výzkumu „The Secret Life of Office Building“ je prokázáno, že když někde v open spaceu zazvoní telefon, byť i na opačném konci, naše soustředění je rozptýleno.
  • Další časovou úsporu lze získat eliminací emailové komunikace a mechanickým přeposíláním informací. Posílejte emaily nárazově, tj. neodpovídejte okamžitě na každý došlý email, ale stanovte si přesné časové sloty, kdy budete pracovat s poštou. Mailová komunikace má být co nejstručnější a nejjednodušší. Outlook nemá sloužit jako chat.
  • S předešlým bodem souvisí také plánování denních činností. Nejhorší, co se může stát, když skončím nějaký úkol a nevím, do čeho dalšího se pustit, tak si jako berličku zkouknu poštu… Určete si, co kdy budete dělat, a zejména drobné nenáročné činnosti soustřeďte do tzv. dávkového zpracování, čili dělejte je nárazově řekněme každé 2 hodiny, dle potřeby.
  • Zkuste nezačínat den otevřením Outlooku, neboli procházením pošty. Udělejte tak až po dokončení
    nejnáročnějšího úkolu dne.
  • Pokud chcete minimalizovat nutkavé myšlenky na jídlo, sociální sítě nebo cokoli jiného, co vás pravidelně úspěšně odvádí od řešení úkolu, nespoléhejte na svou pevnou vůli, ta vám nepomůže. Je jako sval, rychle se unaví, když je netrénovaná :-).

VYCVIČIT PEVNOU VŮLI POMOHOU PRAVIDELNÉ PROCESY A RITUÁLY: 

  • Začínejte s hlubokou prací vždy ve stejnou dobu.
  • Používejte časovač pro nerušené soustředění (zkuste např. www.e.ggtimer.com, nebo využijte stejnou funkci u Googlu, zadejte pouze „e.ggtimer 25“ přičemž číslovka odráží minuty, které potřebujete na „zdolání“ úkolu). Současně si můžete nastavit v Outlooku odpověď v nepřítomnosti a zvolit si jako důvod práci na důležitém úkolu, s tím, že se ozvete ihned, jak to bude možné.
  • Nenechte se zahltit přívalem dat a informací. Filtrujte a ignorujte ty, jenž jsou pro vás nepodstatné, nebo je přesměrujte ihned tomu, komu jsou určené.
  • Dopřejte si pravidelně mediální půst. Každodenně jsme bombardováni nejrůznějšími podněty z okolí. Naordinujte své mysli pravidelně detox – např. týden bez médií. Žádné zprávy, žádné noviny, ani weby, podcasty, audio knihy a sociální sítě už vůbec ne. Pravidla povolují pouze poslouchání hudby a čtení beletrie max. hodinku denně, nejlépe před spaním. Jo a nedostatek aktuálních informací o dění ve světě můžete když tak dohnat konverzací s kolegy během oběda.

Komunikační vymoženosti a technologie nám ulehčují práci, pokud slouží ony nám a my je umíme správně využívat ve svůj prospěch. Ale dokážou nám život i pěkně zkomplikovat, pokud začneme my sloužit jim. V takovém případě nás zbytečně rozptylují a prodlužují náš čas strávený na úkolech, a také nás odtrhávají od našeho reálného života. V důsledku toho všeho jsme až příliš roztěkaní. Dokážeme ještě vůbec v klidu opravdu poslouchat a chápat, když k nám někdo promlouvá?

 

autor: Katarína Ondrovičová, Marketing, ESSOX

zdroje: Csikszentmihalyi, M.; Flow

Rock, D.; Jak pracuje váš mozek