Efektivní komunikace v týmu

Už vás někdy někdo obvinil z toho, že jste mu řekli něco konkrétního, ale vy víte, že to tak nebylo?

Efektivní komunikace v týmu
Trendy 16. 10. 2020

Existují situace, kdy celkem často říkáte věci, aniž byste je skutečně nahlas vyslovili. Může za to váš styl komunikace. Pokud například řeknete svému dítěti, které zrovna vyšlo z koupelny, že tam nechalo rozsvíceno, nepopisujete tím pouze neutrální stav věcí. Ve skutečnosti ho upozorňujete, aby se tam vrátilo a zhaslo. Čili vaše sdělení obsahuje nevyřčenou direktivu.

Říká se tomu sociální komunikační konstrukce, a to je situace, kdy slova vytvářejí společensky konstruovanou realitu. Je obzvlášť nebezpečné vytvářet tyto konstrukce v zaměstnání nebo mezi přáteli. To, jak bude vaše sdělení přijato, totiž závisí od mnoha aspektů, mimo jiné i od osobnosti příjemce sdělení a také na vztahu, který spolu máte. Proto je důležité zvážit úroveň vaší komunikace, výběr slov i to, co vaše slova naznačují a jakou realitu vytvářejí.

PROBLÉM KOMPATIBILITY

Problémy a nedorozumění v komunikaci vznikají díky našim naučeným vzorcům z dětství. Mnohdy vůbec neuvažujeme o základních předpokladech, které vedou naše chování a jednání s lidmi. Prostě jen nějak jednáme, nějak komunikujeme – jedeme na autopilota. Komunikační kompatibilita mezi různými lidmi je však velmi odlišná. A konflikt nastává v případě malé nebo nulové kompatibility.

Pak jsme často překvapeni, pokud nám naše komunikační strategie nepřináší kýžené výsledky: například, když dobře míněná kritika vyvolá úplně opačný efekt, nebo neumíme pro projekt vyjednat dostatek zdrojů anebo dosáhnout konsenzu u termínů dodání… Zkoušíme vysvětlovat svou, stále dokola a srozumitelněji, ale vždy to končí stejně. Neúspěchem. Nechápeme, proč ostatní neberou v potaz naše argumenty. Není to o tom, co říkáme, ale ve výběru komunikační strategie, která je neslučitelná s tím, čeho se snažíme dosáhnout. Lidé pak kvůli této „nesprávné“ strategii nerozumí našim záměrům.

CO SE DĚJE, KDYŽ KOMUNIKUJEME S OSTATNÍMI LIDMI?

Obecná sdělení mohou mít tolik různých významů, že je těžké vyjádřit je stručně a jednoznačně naším jazykem. Už jsme si řekli, že slova vytvářejí v našich myslích jakousi sociální realitu, tzv. komunikační konstrukt. Téměř vždy dochází ke zkreslení při příjmu zpráv díky rozdílným kulturním normám nebo hodnotám, osobním zaujatostem, politickým preferencím nebo dokonce ideologickým motivacím.

Prakticky každá zpráva je otevřená více interpretacím, i když si je odesílatel velmi jistý v tom, co přesně tím míní. Možná znáte situaci, kdy jste informaci sdělovali přes email, kde se navíc i tón psaného projevu odhaduje velmi obtížně, a zpráva nebyla pochopena správně. Zkusili jste změnit komunikační kanál v naději, že pokud dotyčnému vše ještě jednou vysvětlíte po telefonu, lépe vás pochopí. Bohužel to také nevyšlo, takže to zkoušíte osobně… Ale co když to nakonec stejně nedopadlo a jenom jste se do toho ještě více zamotali? Co pak?

Komunikace probíhá na dvou úrovních:

  1. ÚROVEŇ OBSAHU, CO ŘÍKÁTE: jde o skutečnou podstatu naší komunikace;
  2. ÚROVEŇ VZTAHU, JAK TO ŘÍKÁTE: je hlavně o významu a interpretaci;

Věci jako neverbální komunikace, neúmyslné zprávy a interpretační rozdíly jsou šumem, který narušuje efektivní přenos informací. Pokud lidé nekomunikují správné informace správným lidem, ve správných časech, správným způsobem, vše se komplikuje. Pokyny nevedou ke kýženým výsledkům, pravidla nejsou dodržovaná a dochází k chaosu.

KOMUNIKACE JAKO JEDNOSMĚRNÝ PŘENOS INFORMACÍ

Komunikace je jako operační systém, který je v naší kultuře výchozí a který většina z nás stále spouští automaticky a čeká, že bude fungovat. Tento model přenosu informace byl vyvinut v pravěku pro potřeby přežití druhu homo, kdy bylo nezbytné rychle a jasně ohlásit nebezpečí, zahájit lov nebo přivolat pomoc. Nebyl zde prostor pro vyjednávání nebo sdělování svých názorů. Pozice ve společenství se získávala silou, ne díky soft skills.

Bohužel, je to jako zapnout Windows 95 v době, kdy už většina zařízení pracuje na Windows 10. Může vám chvíli fungovat doma pro omezené domácí úkony, ale v současném světě týmové spolupráce už pro něj není místo. Protože i pouhé sdělení pro nás jednoduché informace zahrnuje, nebo by mělo zahrnovat, i opačný směr přenosu, a to informace o přijetí a pochopení sdělení v tom významu, ve kterém jsme ho vysílali. A na zastaralý Windows 95 vám už téměř žádná aplikace nezvládne odpovídat.

KOMUNIKACE JAKO INTERAKCE MEZI LIDMI

Co když jste si ale jistí, že protistrana přesně rozumí tomu, co jí sdělujete, ale pořád se neumíte dohodnout, nejste úplně na stejné vlně a nedochází ke konsenzu? I když se svými partnery, kamarády a kolegy sdílíme stejnou objektivní realitu, která existuje nezávisle na našem vnímání, každý z nás žije v úplně jiném vlastním světě. Je to svět naší sociální konstrukce, který je založen na interakcích s ostatními lidmi a interpretaci těchto událostí.

Takže i když zažíváme přesně stejné události, pro každého z nás znamenají něco jiného. Například, když se ve společnosti hlasitě smějete nějakému vtipu, ve světě toho, kdo vtip řekl, to vypadá, že vás dobře pobavil, ve světě nestranného pozorovatele můžete působit jako nepříjemný rušivý element a váš partner zase vidí, že se hlasitostí snažíte zakrýt, že se smějete na sílu. Každá strana si vytvoří jinou verzi této sociální reality.

Většina z toho, co děláme a zažíváme v našich skupinách, je probíhající, složitý proces sociální výstavby. Vyjednávání sdílených významů a porozumění, které nám umožňují spolupracovat. Pracujeme v těsné blízkosti s ostatními, kteří obývají různé sociální světy. A musíme být schopni vzájemně komunikovat a udržovat kvalitní vztahy. Pokud však bereme komunikaci pouze jako jednostranný přenos zpráv, nikdy nebudeme úspěšní v týmové spolupráci.

JEDEN Z TIPŮ PRO EFEKTIVNÍ KOMUNIKACI RADÍ, ABYCHOM SI DOBŘE VŠÍMALI SKRYTÉ SÍLY V KOMUNIKACI:

  1. KONTEXT: Poznat kontext skupiny, ve které pracujeme, její účel, hierarchii a oč ve skutečnosti v konkrétní debatě
  2. DESIGN KONKRÉTNÍ INTERAKCE: Vnitřní logická pravidla té které komunikace, co se říká, jak se to říká a kdy se to říká (žádost o ruku, hádka, kritika, rande, přijímací pohovor), všechno má svá pravidla, které nás tlačí ke komunikaci určitými způsoby.
  3. ZRCADLOVÝ PŘENOS INFORMACÍ A VZÁJEMNÉ POROZUMĚNÍ: Ujistit se, že všichni mají stejná očekávání od komunikace. Problém nastává, když každý má nastavena jiná očekávání.
  4. POZNAT DRUHÉHO ČLOVĚKA, JEHO STYL VNÍMÁNÍ A SOCIÁLNÍ Jestli má tendence vše vidět spíš v černých barvách, nebo bere věci na lehkou váhu, nebo si vše bere osobně atd.

Pak jsou tu ještě další styly komunikace, jako např. destruktivní komunikace, která je příznačná snahou podlomit pozici a rozrušit partnerovy postoje a názory. Zde již ale zacházíme hlouběji do psychologie...

KATARÍNA ONDROVIČOVÁ
Koordinátor Strategie
a rozvoje společnosti

ZDROJE:

Coursera, kurz Teamwork Skills:
Communicating Effectively in Groups